Mesyuarat Agung Tahunan 2016 yang sepatutnya dijalankan pada 20hb November 2016 untuk memilih ahli jawatankuasa yang baru telah ditunda kesuatu tarikh yang akan diberitahu kelak setelah mendapat nasihat daripada pihak COB Klang.
Punca penundaan mesyuarat tersebut disebabkan oleh kegagalan pihak pengurusan menyiapkan lapuran Akaun Tahunan 2015 yang telah diaudit. Disebabkan oleh huru hara dan kacau bilau yang timbul sewaktu mesyuarat, pihak pengurusan mengambil inisiatif menunda mesyuarat tersebut sehingga Perakaunan JMB Bayu Villa untuk tahun 2015 telah siap diaudit.
Penundaan ini dibuat bagi memastikan keselamatan keatas setiap penghuni yang hadir semasa AGM.
Pada 25hb November 2016, satu mesyuarat diadakan bagi menangangi serta mengemaskini lapuran Akaun Tahunan 2015 yang sepatutnya diaudit dan menganalisa kenapa ianya tidak sempat disiapkan.
Kehadiran:
Encik Lee Boon Hoe - Bendahari JMB Bayu Villa
Encik Bernard Thong - Syarikat Pengurusan,
Encik Shashie - Pengurus Bangunan
Cik Nalini - Setiausaha Pengurus Bangunan
Cik Kasturi - Perakuanan
Encik Pathma - Syarikat Pengauditan
Mesyuarat ini diadakan bagi mencari punca dan berbincang kenapa akaun yang sepatutnya diaudit tidak sempat disiapkan. Secara amnya akaun JMB Bayu Villa 2015 telah lama disiapkan pada bulan Februari 2016 mengikut cara susunan pengurusan cuma ianya belum disusun atur dan dihantar kepada Cik Kasturi.
Puncanya kenapa lapuran pengauditan akaun 2015 menjadi lambat.
Pada 8hb September 2015 Pegawai SPRM datang kepejabat mengambil fail fail akaun untuk dibuat siasatan. Salah satu fail yang diambil dengan tajuk " JMB BAYU VILLA January 2015 - March 2015 "
a) Fail perbelanjaan 3 bulan pertama akaun JMB Bayu Villa January 2015 - March 2015 masih lagi dipegang oleh SPRM (Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia). Ianya cuma dapat dipulangkan pada 4hb February 2016.
b) Selepas fail akaun diterima dan dipulangkan oleh SPRM ianya terus diberikan kepada Cik Kasturi untuk menyiapkan akaun tersebut dengan secepat yang mungkin.
Pada bulan April 2016, Pengerusi meminta Cik Kasturi menyiapkan lapuran Akaun Aliran Kewangan semasa selama 3 bulan pertama untuk tempoh 2016 selepas ada usul dan cadangan dari salah seorang penghuni supaya JMB membentangkan akaun bulanan perbelanjaan JMB di dalam Mesyuarat Agung Tahunan 2015 yang diadakan pada 10hb Januari 2016.
http://bayuvillaapartment.blogspot.my/2016/05/aliran-akaun-jmb-bayu-villa-untuk-3.html
Proses ini telah membantutkan sedikit sebanyak proses mengemaskini lapuran Akaun Tahunan 2015. Pada 27hb Mei 2016 lapuran akaun tersebut dibentangkan di papan tanda, tiada lagi tindakan susulan daripada pihak pengurusan untuk mengejar Cik Kasturi menyiapkan lapuran Akaun Tahunan 2015 yang selebihnya.
Pada ketika itu pihak pengurusan JMB menganggap bahawa Cik Kasturi sedang membuat dan akan menyiapkan akaun tahunan tersebut memandangkan tempoh yang masih lagi ada.
c) Pada 24hb September 2016, Pengerusi JMB Bayu Villa membuat pengumuman di dalam Whatapps bahawa akan diadakan Mesyuarat Agung Tahunan 2016. Pengerusi menetapkan tarikh 6hb November 2016 sebagai tarikh mesyuarat.
d) Pada 27hb September 2016, Pengerusi melalui Whatapps meminta agar Encik Shashie dan Encik Lee membuat tindakan susulan bertanyakan kepada Cik Kasturi di manakah lapuran Akaun Tahunan 2015?
e) Pada waktu yang sama Encik Lee membuat panggilan lalu menghantar sms kepada Cik Kasturi. Maklumat SMS seperti dibawah:
f) Pada 2hb Oktober 2016, Pengurus Bangunan Encik Shashie menghantar Whatapps kepada semua ahli jawatankuasa JMB memberitahu bahawa mesyuarat JMB akan diadakan pada 5hb Oktober 2016 bagi membincang berkenaan Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) yang akan datang.
Pada ketika itu cuma Pengerusi bersama seorang ahli jawatankuasa (Cik Uma) yang cuma hadir bersama dengan Pengurus Bangunan membincangkan isu isu berkaitan.
Disebabkan oleh tiada kehadiran dari Setiausaha dan Bendahari di dalam mesyuarat, usul dan cadangan isi kandungan Mesyuarat Agung Tahunan 2016 dilaksanakan oleh Pengerusi dengan persetujuan daripada kami.
g) Melalui satu perbincangan dengan pengurus bangunan serta pendapat pengerusi bahawa akaun tersebut tidak sempat disiapkan, tarikh mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan yang sepatutnya diadakan pada 6hb November 2016 terpaksa ditunda ke 20hb November kerana masa yang tidak mencukupi untuk menyediakan akaun tersebut pada ketika itu.
h) Pada 25hb Oktober 2016, Pengerusi serta Bendahari telah menerima lapuran Akaun Tahunan 2015 yang telah siap dikemaskinikan dan pada ketika itu pihak pengurusan tidak mempunyai pengetahuan bahawa akaun yang diterima masih belum diaudit.
Senarai nama nama yang telah menerima lapuran Akaun Tahunan 2015.
i) Setelah didapati akaun tersebut belum diaudit kami melantik sebuah firma akauntan (TCMK & ASSOCIATED (AF 0027)) untuk memastikan segala lapuran Akaun Tahunan 2015 dapat diaudit dalam masa yang singkat untuk disiapkan dan diberikan kepada penghuni penghuni di Bayu Villa.
Satu syarikat firma perakauan dilantik untuk mengemaskinikan dan menyiapkan lapuran Akaun Tahunan 2015 sebelum bermulanya Mesyuarat Agung Tahunan 2016 (AGM) dan diberi janji oleh firma tersebut bahawa mereka dapat menyiapkan akaun tersebut sebelum AGM pada 20hb November 2016.
Pihak pengurusan bertanyakan kepada firma tersebut dapatkah akaun ini diaudit pada waktu yang singkat. Mereka berjanji dapat mengauditkan akaun tersebut sebelum AGM.
Dua hari sebelum Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) pada 18hb November 2016, firma perakauan membuat panggilan kepada pihak pengurusan Encik Lee bahawa akaun tersebut tidak sempat disiapkan kerana terdapat beberapa isu berbangkit yang memerlukan Cik Kasturi memberi keterangan atau penjelasan keatas beberapa transaksi di dalam akaun tersebut.
Pada pagi 20hb November 2016 Mesyuarat Agung Tahunan (AGM), firma perakaunan yang berjanji akan memberikan lapuran Akaun Tahunan 2015 yang telah diaudit tetapi tidak dapat dilakukannya kerana maklumat yang diberikan oleh Cik Kasturi masih tidak mencukupi.
Tujuan mesyuarat yang diadakan pada 25hb November 2016 ialah untuk memudahkan firma dan Cik Kasturi berjumpa dan bertanyaan kesemua soalan dan mendapatkan jawapan yang sepatutnya.
Cik Kasturi Memohon Maaf
Sewaktu perbincangan yang berlangsung selama lebih kurang 3 jam didapati punca kelewatan apabila Cik Kasturi secara terus terang meminta maaf kepada pihak pengurusan bahawa kelewatan ini bukanlah berpunca daripada kesilapan atau kecuaian pihak pengurusan.
Puncanya ialah beliau telah mengabaikan akaun JMB Bayu Villa selama 6 bulan kerana beliau terlalu sibuk menyiapkan Akaun Tahunan 2015 (Venice Hill) yang mempunyai 9 blok bangunan pengsapuri dan keadaan tekanan yang dihadapi bagi menyiapkan akaun yang sepenuhnya.
Pada waktu yang sama kecuaian pihak pengurusan JMB Bayu Villa yang leka dan tidak mengejar Cik Kasturi atau memberi perhatian yang serius mengenai lapuran akaun tersebut disebabkan oleh beberapa isu dalaman yang timbul di dalam pengurusan.
Diakhir mesyuarat beliau memohon maaf kerana menyebabkan proses penyiapan lapuran Akaun Tahunan 2015 terbantut yang telah menjadi punca Mesyuarat Agung Tahunan 2016 menghadapi kebuntuan.
Di dalam mesyuarat juga ada diperbincangkan cara cara menyiapkan segala perakaunan dengan cara yang lebih teratur supaya dimasa hadapan tidak akan muncul masalah yang sedemikian.
Firma perakaunan juga mengajar kami bagaimana menyiapkan segala dukumen dukumen yang seharusnya diaudit mengikut kesesuaian lapuran.
Kehadiran Encik Bernard Thong dengan pengalaman yang begitu luas di dalam bidang Pengurusan Srata juga sedikit sebanyak membantu proses memahami dengan lebih jelas mengenai cara cara menyediakan dan menyiapkan lapuran Akaun Tahunan.
Dijangka proses ini akan mengambil masa sebulan dua sebelum lapuran Akaun Tahunan JMB Bayu Villa yang diaudit dapat dibentangkan.
Secara amnya pihak pengurusan juga telah cuai dan lalai dalam urusan menguruskan proses penyiapan lapuran tahunan.
Kami cuma adalah insan yang biasa dan pihak pengurusan ingin memohon maaf kepada semua penghuni di Bayu Villa atas kelalaian ini.
